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江苏省教育内部审计系统培训手册V1.0

发表时间:2015/7/2 15:45:40    浏览次数:687

江苏省教育厅审计处

上海复旦天翼计算机有限公司


目 录

 

一.客户端使用环境及系统登录 5

1.1 客户端使用环境 5

1.2 系统登录 5

二、系统初始化要完成的工作 6

2.1 用户信息管理 6

2.2 部门管理 6

2.2.1 送审部门管理 6

2.2.2 外审部门管理 6

2.2.3 往来单位管理 6

2.3 事实类型管理 7

2.4 审计意见管理 7

2.5 审计工具管理 7

2.6 审计类别管理 7

2.7 上传资料明细 7

2.8 审计阶段管理 7

2.9 审计模板管理 7

2.10 预算管理 8

2.10.1 预算模板定义 8

2.10.2 预算模板明细 8

2.10.3 预算模板公式 8

三.一般审计项目业务流程 8

3.1 项目进度信息一览 11

3.2 档案管理 11

3.3 疑点管理 12

3.3.1 凭证抽样库 12

3.3.2 审计疑点管理 12

3.3.3 关联疑点和底稿 12

3.3.4 疑点汇总结论 12

四.基建工程类项目审计流程 12

五. 合同审签流程 13

六.常用工具 14

6.1 常用查询 14

6.1.1 科目查询 14

6.1.2 科目余额 14

6.1.3 凭证查询 14

6.1.4 项目查询 15

6.2 财务分析工具 15

6.2.1 财务总览 15

62.2 结余分析 15

6.2.3 预算分析 16

6.3 经费收支一览 16

七.其它功能介绍 16

7.1 审计人员业务统计 16

7.2 审计情况统计表 16

7.3 法律法规库 16

7.4 项目相关信息 16

 

 

 


培训对象:

各个学校审计处的系统管理员。

 

培训目的:

使系统管理员能够初步掌握系统的整个工作流程,了解系统能够完成哪些工作,以及初步掌握系统的所有功能操作,为今后更好地使用系统打下基础。

 

培训内容:

1、客户端使用环境及系统登录方法。

2、系统初始化要完成的工作及系统操作方法。

3、一般审计项目(除合同审签和工程建设类审计项目外的审计项目)的审计流程及系统操作方法。

4、工程建设类项目的审计流程及系统操作方法。

5、合同审签类项目的审计流程及系统操作方法。

6、常用工具的使用。

7、其它功能介绍。

8、上机操作。

 

培训安排:

1129号上午主要讲解系统操作,下午部分讲解系统操作,留部分时间上机熟悉系统。

21210号全天上机操作及问题交流。

 


一.客户端使用环境及系统登录

1.1 客户端使用环境

系统需在浏览器支持下使用,浏览器支持IE8.0-IE10以及谷歌浏览器,需安装Office软件,支持Win7及以上操作系统,如果为XP系统,建议安装谷歌浏览器使用该系统。

1.2 系统登录

1. 登录系统:在浏览器地址栏中输入正确的系统网址回车后,在出现的界面中点击“进入审计系统”,在图1.1所示界面中,输入用户名、密码及验证码,点击右方按钮登录系统。

1.1 登录界面

2. 系统主界面:系统登录成功后,系统主界面如图1.2所示(根据不同的用户角色显示的主界面功能不同,为方便手册里说明,在此登录的用户显示所有功能)。

1.2 系统主界面

在图1.2所示的主界面主要分为6部分:

1)系统功能菜单:主要有登录项目、财务数据准备、审计数据准备、管理部门录入、审计管理、审计作业、常用工具、项目相关信息、业务统计、法律库管理、系统维护及个人信息维护;

2)显示登录的用户及角色;

3)选择需要登录的审计项目:只能选择当前未归档且属于自己的审计项目(此为审计作业处理的第一步);

4)显示该用户的代办事项及年度工作:其中红色的数字可以点击进入相应的功能模块,方便用户操作;

5)以图表形式展示学校近三个月处理的审计项目数量;

6)修改密码及系统退出按钮。

二、系统初始化要完成的工作

系统维护设置为系统开始的第一步,一些必须的系统参数设置好,用户才能正常使用系统,所有系统参数设置都是以系统管理员身份登录设置,点击“图1.2所示主界面第1部分的菜单功能-系统维护”进入。

系统维护的主要功能包括用户信息管理、部门管理、事实类型管理、审计意见管理、审计工具管理、审计类别管理、上传资料明细、审计阶段管理、审计模板管理、预算管理功能。

2.1 用户信息管理

此功能用来设置本系统的所有用户及其权限,主要功能有“查询”、“新建”、“权限管理”、“编辑”和“删除”。

 

2.2 部门管理

此模块主要包含三个子模块:送审部门管理、外审部门管理和往来单位管理。

2.2.1 送审部门管理

此功能主要维护系统的所有送审部门,默认显示系统中所有部门信息,可以点击列表上方的“导出”按钮导出Excel。该模块主要功能为“新增”、“修改”和“删除”,系统管理员初始化所有部门相关信息。

2.2.2 外审部门管理

此功能主要维护系统的所有外审部门,默认显示系统中所有外审部门信息,可以点击列表上方的“导出”按钮导出Excel。该模块主要功能为“新增”、“修改”和“删除”,系统管理员初始化所有外审部门相关信息。操作方法同送审部门管理。

2.2.3 往来单位管理

此功能主要维护合同审签、基建项目审计和修缮项目审计中涉及到的往来单位,默认显示系统中所有往来单位信息,可以点击列表上方的“导出”按钮导出Excel。该模块主要功能为“新增”、“修改”和“删除”,系统管理员初始化所有往来单位相关信息(为方便添加,管理部门录入人员也有此权限)。操作方法同送审部门管理。

2.3 事实类型管理

这一项用来设置审计疑点确认的事实类型,事实分类按照要求有四个分类:财务处理不当、损失浪费、违规违纪、工程审减。系统管理员可根据本校实际需求在四个事实分类下添加或修改事实类型。

2.4 审计意见管理

此功能用来设置审计过程中所有可能涉及到的审计意见,大体上分为两类审计意见:通过意见和退回意见。这里初始化好的审计意见将来审计作业过程中可以直接调用。主要功能包括新增、修改和删除。

2.5 审计工具管理

此功能列出系统中所有已定义的审计工具,用户不能自主维护,主要由开发者维护。

2.6 审计类别管理

此功能用来定义学校审计需要的所有审计类型,系统默认有财务收支审计、经济责任审计、科研项目结项审计、专项资金审计、基本建设审计、修缮项目审计、合同审签、后续审计、内控制度审计、经济效益审计等类型,系统管理员可以对其进行添加或修改以适应学校的需求。主要功能有新增、修改和删除。

2.7 上传资料明细

此功能主要用来设置各审计类型的项目立项时需要上传哪些资料,比如合同审签对应的七种材料“立项申请及领导批复”、“合同草稿及电子文档”、“合同续签项目文档”、“招标文档项目文档”、“对方单位相关资料”、“合同文本”、“审计处审核意见”就在其中已初始化好。当录入部门录入一个合同审签类型的项目时,可依据这里设置好的上传资料明细上传对应的实体文件。

2.8 审计阶段管理

此功能主要用来设置审计类型下的各个审计状态下的审计阶段(例如财务收支审计类别下的审计准备下的编制并报批审计工作方案)。可以根据自己学校的需求对审计阶段进行新增、修改或删除。在审计阶段管理界面,可以设置该阶段的模板文件和缺省工具(模板文件和缺省工具在“系统维护”下的“审计模板管理”和“审计工具管理”下维护)。

2.9 审计模板管理

此功能用来设置审计过程中可能用到的所有文书或底稿模板文件。系统管理员通过界面下方的“新增”按钮上传本地的模板文件保存到服务器上,之后审计作业过程中需要用到的审计文书直接从这里设置好的模板文件读取。其中的“模板查询条件”可以根据模板类型(系统默认类型有审计文书、其它文书、统计模板、封面模板等)、文件名、索引号(为归档时该文件的目录索引号)及审计类型(如财务收支审计或经济责任审计等)等条件来查询相应的文件底稿。其中文件名可以对底下的文件进行文件名的模糊查询,比如输入“审计实施”可以查询到所有文件名带有“审计实施”的文件。主要功能有查询、新增、删除及打开底稿。

2.10 预算管理

此功能为“常用工具-财务分析工具-预算分析”设置初始的参数,主要分为三个子模块:预算模板定义、预算模板明细及预算模板公式。

2.10.1 预算模板定义

此功能主要维护系统中的预算模板,默认显示系统中所有的预算模板。该模块主要功能为“新建”、“导入财务预算模板”、“修改”和“删除”。

2.10.2 预算模板明细

此功能主要维护系统中的预算模板的明细预算项,该模块主要功能为“新增”、“修改”和“删除”。

2.10.3 预算模板公式

此功能主要维护系统中的预算模板的明细预算项的预算公式(即该预算项有哪些科目的发生额计算而成),该模块主要功能为“编辑预算公式”和“删除公式”。

三.一般审计项目业务流程

一般审计项目是指除了合同审签和工程项目审计外的其它类型的审计项目。

一般审计项目生命周期如下图3.1所示:

4.1一般审计项目生命周期

 

1、审计计划制定:

首先由系统管理员(或者有管理员权限的审计处工作人员)制定计划(系统路径:审计管理--审计计划管理--计划制定与上报),然后上报给审计处领导审核(系统路径:审计管理--审计计划管理—领导审批计划),审计处领导审核通过后该计划正式建立。

 

2、审计项目建立:

首先由系统管理员(或者有管理员权限的审计处工作人员)建立项目(系统路径:审计管理--审计计划管理--计划制定与上报),然后上报给审计处领导审核(系统路径:审计管理--审计项目管理—领导审批项目),审计处领导审核通过后指定该项目的审计组长,该项目正式建立。

 

3、数据与人员准备:

此过程分为两个部分:数据准备和人员准备。数据准备分为初始的财务数据准备和审计数据准备,都由系统管理员完成(财务数据准备和审计数据准备的区别在于财务数据准备建立的财务用户可以供所有审计项目使用,而审计数据准备是针对单个审计项目,在财务数据准备的基础上抽取财务数据)。财务数据准备的系统路径是“财务数据准备”,审计数据准备的系统路径是“审计数据准备”。人员准备是由审计组长负责完成,主要有两部分工作,一是指定项目的工作人员(系统路径:审计管理--审计项目管理—指定主审和审计人员),二是对选定的工作人员分配工作(指定每个子阶段的工作人员和复核人员)(系统路径:审计管理--审计项目管理—工作分配)。

 

4、实施审计作业:

此过程为审计项目的核心作业阶段(所有人员进行审计作业时,必须在主界面菜单“登录项目”),由审计小组成员根据自己分配的工作,实施审计作业并制定工作底稿和疑点管理(工作底稿系统路径:审计作业—阶段作业;疑点管理系统路径:审计作业—疑点管理),然后上报给复核人员审核(底稿复核存在多级复核,系统路径:审计作业—文书管理)。

审计项目按照大的阶段分为:审计准备、审计实施、审计终结及审计归档。由于在实际审计工作中,各个大的阶段并行工作,为了更好地监控进度,审计组长在每个大的阶段结束后,可以手工更改项目的阶段状态(系统路径:审计作业—项目状态)。

底稿审核流程如下图所示:

 

5、审计归档:

该项目状态处于审计归档时,此项目不允许再进行底稿的修改和上传,由该小组的审计人员归档并生成归档目录(系统路径:审计作业—项目归档),归档后的审计项目可以在档案管理中下载,并可以指定封面打印(系统路径:审计管理--审计项目管理—档案管理)。

审计过程中其它功能介绍:

3.1 项目进度信息一览

所有已完成和正在进行的项目都可以在“审计管理—审计项目管理—项目进度信息一览”查看。选中某个项目,可以查看该项目详细的执行情况。

3.2 档案管理

对于已经归档的项目可以在“审计管理—审计项目管理—档案管理”中查看并下载该项目所有文书合并的PDF文件,可以给该项目指定封面。可以下载项目的所有文件合成的PDF文件,“打印封面”按钮支持打印封面。

3.3 疑点管理

此功能用来对审计作业过程中的所有疑点进行管理,里面包括“凭证抽样库”(为方便用户抽凭,在工具凭证查询里面选择需要抽样的凭证添加到凭证抽样库,然后在疑点管理中导出所有需要抽样的凭证去查看凭证,然后将有问题的凭证在此勾选)、“审计疑点管理”、“关联疑点和底稿”和“疑点汇总结论”。

3.3.1 凭证抽样库

凭证抽样库中的凭证来自常用工具的“凭证查询”里的“添加到凭证抽样库”,在“凭证查询界面”勾选中一些需要添加到抽样库的凭证(可根据查询条件筛选),点击“添加到凭证抽样库”按钮即可将凭证添加到凭证抽样库,以备抽样采用。

这些添加到凭证抽样库之后的凭证经审计人员实际调查取证后,如果存在疑点,则可以在“疑点管理-凭证抽样库”界面勾选有问题的凭证添加到疑点。(注意此时的疑点是未关联底稿的)

3.3.2 审计疑点管理

审计疑点管理界面主要用来确认疑点事实,该界面展示了项目的所有疑点,需要输入疑点确认金额及节支金额,方便今后统计。

3.3.3 关联疑点和底稿

此功能主要用来把已确认但还没有和底稿关联的疑点与相应的底稿关联。

3.3.4 疑点汇总结论

根据确认成事实的疑点按照“系统维护-事实类型”分类汇总统计该项目的所有疑点。

 

四.基建工程类项目审计流程

工程项目审计与其它类型审计不同,需要管理部门录入资料并提交申请。其中工程项目审计下有基本建设审计和修缮项目审计两种类型,这两种类型对应不同的审计步骤。工程项目审计的流程为:管理部门提交申请à审计人员审核à领导同意à进入一般项目审计流程。业务流程如下图所示。

合同审签流程

合同审签的流程流程比较简单,由管理部门录入,审计部门审核过后即可归档,业务流程图如下图所示。

 

.常用工具

常用工具是用来辅助用户审计作业时分析财务数据时用的。常用工具主要分为三大类:常用查询、财务分析工具、经费收支一览。

6.1 常用查询

常用查询中包含了科目查询、科目余额、凭证查询和项目查询.

6.1.1 科目查询

按年份查看每个科目的发生额、累计发生额及余额。

6.1.2 科目余额

根据年份(不输入默认为所有年份)、月份(不输入默认为所有年份)、科目代码(不输入默认为所有年份)及科目层级等条件并以图和表两种方式展示科目余额数据,方便用户掌握学校科目余额情况。 

6.1.3 凭证查询

用户可以根据凭证号,摘要,日期和金额等查询条件,查询出相关凭证,用户可以勾选需要抽样的凭证,点击按钮“添加到凭证抽样库”,添加到凭证抽样库的凭证可以从“审计作业-疑点管理-凭证抽样库”中批量导出,并把有问题的凭证添加疑点。点击界面中凭证的摘要可以查看该凭证每条会计分录。

 

6.1.4 项目查询

查询该审计项目下所有财务项目在科目下的余额情况,可以点击界面上方的查询按钮,输入项目条件,查询部分项目的情况,查询结果支持导出Excel

6.2 财务分析工具

6.2.1 财务总览

此功能主要通过图表形式展现全校的财务总体情况,如图10.2.1所示,界面分为4部分,第1部分为年份选择条件;第2部分为科目树,用户可以点击关心的某级科目或者某个科目;第3部分与第2部分选择的科目联动,展示第2部分选择科目下面每个子科目的财务情况;在第4部分则分月份展示所选科目的财务信息。为给用户直观的感觉,界面第3部分和第4部分可以以图的方式展示,点击该部分左上方的“图表”按钮,以图表的方式展示,如图10.2.2所示。界面中有下划线链接的数字都可以点击进去查看相关的凭证。

6.2.1财务总览

6.2.2财务总览图

62.2 结余分析

此功能主要展示一定范围内项目在相关科目下的结余情况,如图6.2.3所示,界面上方为项目范围条件,界面左下方为该项目范围下在每个科目下的结余情况,选中某个科目,界面右方显示在该科目下,每个项目的发生额情况。结果支持图表展示和Excel导出。

6.2.3结余分析

6.2.3 预算分析

此功能主要展示一定范围内项目的预算执行情况,首先点击按钮“指定项目明细”选择项目范围,然后点击按钮“计算预算执行情况”即可。

6.3 经费收支一览

此功能主要通过把项目分类,计算所选项目范围下的项目在每一类下每年的经费收支情况,便于经济责任审计利用,主要包括两个子模块:经费收支筛选和经费收支查看。

经费收支筛选主要功能是把项目分类,用户可以根据项目条件查询符合条件的项目,然后在下方项目列表中勾选一类项目。把项目分类后,用户可以根据起止年月分类统计经费收支情况。

 

.其它功能介绍

7.1 审计人员业务统计

以“审计处领导”或者“审计组长”的身份登录,可以看到所有审计人员的工作量,可以查看某个人员参与的项目和底稿情况。

7.2 审计情况统计表

该表为学校当年执行的各类审计的项目的汇总情况,表样为教育厅审计处提供,结果可以直接打印。

7.3 法律法规库

法律库管理,是对审计法规库的管理,包括审计常用法规和常用法规维护。

7.4 项目相关信息

学校所有已完成的审计项目信息都可以在此功能中查看,可以查看项目每个作业阶段的详细信息,也可以项目所有的文书底稿。一般来说,项目归档后不允许在进行审计作业,但是有些项目存在后期修改的可能,因此可以点击按钮“退回归档”,从而允许此项目继续进行审计作业。

 

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